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Una comunicazione chiara e organizzata è fondamentale per il successo di qualsiasi team. Se sei responsabile di un gruppo di lavoro, il team briefing è uno strumento che non può mancare nel tuo arsenale di leader. Ma cos’è il team briefing e perché dovresti iniziare a utilizzarlo regolarmente?

Il team briefing è una riunione breve e regolare, organizzata dal leader, che coinvolge solo i collaboratori diretti. Lo scopo è migliorare la comunicazione interna, condividere informazioni rilevanti e risolvere eventuali problematiche in modo tempestivo.

Caratteristiche principali:

– Durata breve: 30-60 minuti.

– Frequenza regolare: ad esempio, una volta a settimana.

– Partecipanti limitati: solo i membri del team diretto.

Nell’era dello smart working, strumenti come Microsoft Teams, Google Meet o Zoom possono facilitare l’organizzazione di questi incontri.

Un team briefing ben condotto offre numerosi vantaggi:

– Garantisce che ogni membro del team comprenda chiaramente gli obiettivi e le priorità.

– Fornisce un’occasione per chiarire dubbi, condividere feedback e risolvere problemi.

– Rafforza la tua figura di leader, migliorando fiducia e cooperazione all’interno del gruppo.

Ecco una guida in cinque fasi per organizzare team briefing strutturati e produttivi.

 1. Linee guida e clima

Stabilisci un ambiente accogliente e regole chiare per la riunione. Il focus deve essere sulla condivisione di informazioni. Crea un clima disteso e invita ogni partecipante a sentirsi libero di esprimere dubbi o problematiche.

 2. Obiettivi

Definisci in anticipo gli obiettivi del briefing, come:

– Trasmettere informazioni nuove.

– Monitorare i progressi del team.

– Assegnare nuovi compiti o priorità.

Poni domande per guidare la riunione, ad esempio:

– Quali informazioni devo condividere?

– Come posso essere certo che il team le recepisca correttamente?

– Quali nuovi compiti è necessario assegnare?

 3. Scaletta

Organizza il briefing seguendo questi punti:

– Aggiornamento: condividi i progressi rispetto alla riunione precedente.

– Novità: illustra cambiamenti o nuovi obiettivi.

– Problematiche: invita il team a esporre difficoltà o dubbi.

– Organizzazione: assegna compiti e priorità basati su quanto emerso.

 4. Presentazione

La comunicazione deve essere chiara e coinvolgente. Incoraggia domande e chiarimenti, ribadendo i punti chiave al termine del briefing. Questo aiuta i collaboratori a focalizzarsi sugli aspetti più importanti.

 5. Feedback

Dopo il briefing, raccogli feedback per migliorare i successivi incontri. Chiedi ai collaboratori se le informazioni sono state chiare e se si sentono adeguatamente supportati nei loro compiti.

Il team briefing è uno strumento potente per migliorare la comunicazione e ottimizzare il lavoro del tuo gruppo. Utilizzandolo regolarmente, potrai creare un team più coeso, produttivo e orientato agli obiettivi.